Така вимога, повідомляють у ПФУ, передбачена законодавством. Стосується вона передовсім тих, хто працював до 2004 року. Бо в електронному реєстрі застрахованих осіб відомостей про трудову діяльність до 2004 року немає. А саме за даними цього реєстру обчислюється стаж, від якого залежить страхова пенсія.
У Пенсійному фонді зазначають, що подати оцифровані дані можуть і роботодавці, і працівники самостійно. У мережі шириться інформація, що якщо не встигнути з оцифруванням у визначений період, — а залишилося дев’ять місяців, — то можна втратити страховий стаж, набутий до 2004 року. Чи справді це так? Як оцифрувати трудову книжку? І хто зобов’язаний це робити?
— У 2004 році в Україні запроваджено поняття страхового стажу, тобто періоду, протягом якого особа сплачувала страховий внесок у повному обсязі, — пояснює заступниця начальника Головного управління ПФУ у Львівській області — начальниця Управління інформаційних систем та електронних реєстрів Наталія Лужецька. — Уся інформація про внесені страхові внески після 1 січня 2004 року вже є в електронному реєстрі застрахованих осіб — її внесено на підставі звітів страхувальників. Дані ж про трудову діяльність осіб у попередні роки треба оцифрувати. Зазначу, що, наприклад, у Львівській області персоніфікований облік застрахованих осіб почали вести на експериментальному рівні ще з 1998 року, а в Україні — з 2000 року. Тож ця інформація також є в електронному реєстрі.
— Як оцифрувати дані про трудову діяльність та подати до Пенсійного фонду?
— Відомості для оцифрування може подавати або роботодавець через особистий кабінет страхувальника, або сам працівник через особистий кабінет застрахованої особи на вебпорталі Пенсійного фонду. Для цього потрібно мати скановані копії всіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та інших документів, які підтверджують стаж. Крім трудової книжки, це можуть бути документи про здобуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток. Щоб додати документи, треба перейти у розділ “Комунікації з ПФУ” та обрати пункт “Відомості про трудові відносини”. Сканкопії мають бути кольорові (щоб було видно, що це з оригіналу) і чітко відображати всі реквізити документа та безпосередньо самі записи. Формат зображень — .jpg або .pdf. Розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 Мб. Усі сканкопії треба підписати своїм кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Зазначу, що перш ніж робити сканкопії, варто провести аудит трудової книжки — перевірити, чи всі підписи, печатки на місці. Якщо є якісь виправлення, то потрібні додаткові документи від організації, де працювала особа.
— ПФУ рекомендує робити сканкопії усіх сторінок паперової трудової книжки, а не лише тих, на яких відображено трудову діяльність до 2004 року. Чому?
— Так, бажано оцифрувати всю трудову книжку, незалежно від періоду. Бо, можливо, дані з паперової книжки десь відрізнятимуться від даних у реєстрі застрахованих осіб. Тобто може бути якийсь запис у трудовій, а працедавець з якихось причин не подав відомостей про цей період роботи. Відомості під час оцифрування ми перевіряємо з даними, наявними у реєстрі застрахованих осіб, і повідомляємо особу, якщо є якісь розбіжності.
— Якщо особа бажає подати на оцифрування трудову книжку, але не має кваліфікованого електронного ключа, то як їй бути?
— Виготовлення КЕП на сьогодні не проблема. Його можна отримати в будь-якому акредитованому центрі сертифікації ключів, наприклад Державної податкової служби, комерційних сервісів, як-от Вчасно. КЕП чи Дія, а також у деяких банках (Приватбанк, Ощадбанк). Потрібно мати із собою паспорт, ІПН та заповнену заяву, а також обрати спосіб отримання — віддалено через мобільний додаток або особисто у відділенні. Якщо ж особа з якихось причин не має КЕП, то вона може звернутися безпосередньо до будь-якого сервісного центру ПФУ й надати оригінали документів для оцифрування. Хай там як, але такий обов’язок лежить на роботодавцеві.
— Як перевірити, чи трудова книжка оцифрована?
— Електронні трудові книжки доступні в особистому кабінеті на порталі електронних послуг ПФУ. Коли ви заходите в кабінет, то на першій сторінці відображається інформація про страховий стаж. Якщо трудова книжка не оцифрована, то побачите дані, починаючи з 2004 року. Якщо ж трудова оцифрована, то відображатиметься інформація із врахуванням відомостей з паперової книжки.
— Якщо ні роботодавець, ні сам працівник не подадуть оцифрованих даних про сплату страхових внесків, чи означає це, що особа за цей період втратить страховий стаж?
— Ні, якщо з певних причин трудову книжку у визначений період не буде подано на оцифрування, то це не призведе до втрати набутого страхового стажу. Якщо немає трудової книжки або певних записів у ній, то для підтвердження стажу приймаємо довідки з підприємства (правонаступника) або з архівних установ, виписки з наказів, особові рахунки та відомості на видачу заробітної плати, трудові угоди тощо.
— Мене, м’яко кажучи, дивує позиція Пенсійного фонду, — зазначає економічний експерт, кандидат наук із державного управління Юрій Гаврилечко. — Спершу там повідомляють — така інформація була опублікована на сайті ПФУ, — що невчасне оцифрування може призвести до втрати страхового стажу та затримки з оформленням пенсії. Тепер стверджують, що стаж у будь-якому випадку буде зараховано.
Не розумію, чому оцифровувати трудові книжки повинні громадяни чи роботодавці. Завдання застрахованих осіб — сплачувати страхові внески, завдання бізнесу — створювати робочі місця. А вести документообіг, облік, розрахунки та здійснювати страхові виплати — це обов’язок держави.
Представники Пенсійного фонду мають зв’язатися із кожним працівником та забезпечити його послугою із переведення даних із паперової трудової книжки в електронну. Кожен запис повинен верифікувати конкретний чиновник ПФУ, який надалі нестиме відповідальність за достовірність перенесених відомостей. І саме на чиновників Пенсійного фонду має бути покладений обов’язок відновити всі дані про стаж найманих працівників, якщо трудова книжка була знищена разом з усіма записами, що в час війни — не рідкість. Держава повинна виконувати свої зобов’язання як страхувальник перед застрахованою особою у системі загальнообов’язкового пенсійного страхування. Публічні послуги, які надають представники Пенсійного фонду, ми вже оплатили з наших податків. Якщо на нас перекладають обов’язки, покладені на чиновників, то виникає логічне запитання — куди йдуть наші податки?!
